Aplikant prije svega mora da izabere odgovarajući poziv i specifičnu temu unutar poziva, koji su javno objavljeni i dostupni veb stranici „Participant portal-a“.
Online sistem prijave projekata olakšava aplikantu prijavljivanje projektnog prijedloga, na način da detektuje određena pitanja prihvatljivosti same prijave, kao što su: pitanja minimalnog broja partnera u projektnom prijedlogu, mjesto osnivanja organizacije-aplikanta, itd., s tim da ova „provjera“ prihvatljivosti prijave nije automatska i aplikant mora biti dobro upoznat sa svim pravilima. Stoga se preporučuje da sa svaki potencijalni aplikant upozna sa odgovarajućimkriterijumima prihvatljivosti (respective eligibility conditions) koji su dostupni na stranici poziva (obavezno pogledati dokumente: Work Programme i Anex D „Type of action – specific provisions and funding rates koji idu uz odgovarajući radni program).
S ciljem omogućavanja ranijih priprema za podnošenje projektne aplikacije, na stranici poziva je objavljen i dostupan standardni administrativni formular aplikacije (sa vodenim žigom Example not to complete) zajedno sa zahtjevima tehničkog aneksa.