Nakon što projektni konzorcijum odradi sve potrebne pripremne radnje za podnošenje projektne aplikacije, te zajednički kreira narativni dio projekta (Part B), može pristupiti finalnoj radnji, a to je podonošenje projektne aplikaciji Evropskoj komisiji. Kao što se to vidi na slici br. 9, nakon što se otpremi (upload) na server popunjene sekcije 1-5 tehničkog aneksa aplikacije i popuni Part A, aplikant izborom opcije „Submit“ obavlja završnu radnju – šalje projektni prijedlog za Brisel.Projektni konzorcijum može podnositi svoj projektni prijedlog više puta, sve dok ne istekne specifični krajnji rok za prijavu projektnog prijedloga (deadline). Na primjer, aplikant se može odlučiti da ispravi određene greške u aplikaciji ili da izvrši određene korekcije ili poboljšanja teksta. Korekcija već poslatog projektnog prijedloga obavlja se preko ECAS naloga koordinatora na Participant Portal-u, u okviru opcije My Proposal. Sve do momenta zatvaranja poziva i isteka roka, moguće je vršiti korekcije, a svaka nova podnešena verzija projektnog prijedloga će na serveru zamijeniti staru verziju.Međutim, za pozive koji su kontinuirano otvoreni (npr. pozivi za SME Instrument), dozvoljeno je samo jedno podnošenje projektnog prijedloga.
Jednom kada istekne rok za prijavu projektnih prijedloga, nema više mogućnosti za naknadne korekcije i podnošenje nove aplikacije. Međutim, aplikantu je omogućeno da koristi read-only access (mogućnost pregledanja i čitanja aplikacije) ukoliko želi potvrdu da je aplikacija podnešena. Sistem omogućava ovu opciju najduže 90 dana od dana isteka krajnjeg roka za prijavu projektnog prijedloga.
Potvrda o prijemu projektnog prijedloga
Sve kontakt osobe institucije-koordinatora će nakon podnošenja projektnog prijedloga primiti elektronsko obavještenje (e-receipt), nakon svakog podnošenja aplikacije na online sistem. Ovo obavještenje, između ostalog, sadrži datum i vrijeme podnošenja projektne aplikacije.
Podnošenjem projektne aplikacije, prestaje dalji kontakt između Evropske komisije i aplikanta sve do okončanja projektne evaluacije, sa izuzetkom u sljedećim slučajevima:
- u slučaju da Evropska komisija mora da kontaktira aplikanta s ciljem razjašenjenja pojedinih pitanja ili dobijanja dodatnih informacija,
- u slučaju da je Evropskoj komisiji potrebno više informacija ili pratećih dokumenata za etičku recenziju, bezbjednosni pregled aplikacije, validaciju pravnog statusa ili provjeru finansijske održivosti,
- kao odgovor na istragu ili žalbu koju je inicirao aplikant,
- za pozive koji su predmet rasprave ili intervjua (u skladu sa odredbama radnog programa/teksta poziva).
Povlačenje projektnog prijedloga
Projektni prijedlog koji je podnešen može biti povučen, korišćenjem opcije „Withdraw“, ali samo do isteka krajnjeg roka za prijavu projektnog prijedloga. U slučaju povlačenja podnijetog projektnog prijedloga nakon zatvaranja kranjeg roka, mogu se primjeniti posebna pravila, stoga se povlačenje mora zatražiti putem IT Helpdesk-a.Ulaganje prigovora u slučaju neuspješnog podnošenja projektnog prijedlogaUkoliko aplikant smatra da je podnošenje njegovog pojektnog prijedloga bilo neuspješno zbog tehničke greške na strani Evropske komisije, ima pravo da uloži prigovor putem IT Helpdesk-a na Partcipant Portal-u. Ukoliko aplikant ima namjeru da uloži prigovor, mora to učiniti najkasnije u roku od 4 dana od dana zatvaranja poziva. Nakon podnošenja prigovora, aplikant će istog ili narednog dana primiti potvrdu podnošenja prigovora.Pored ovoga, aplikantu se savjetuje i da nakon podnošenja aplikacije obezbjede PDF verziju svog projektnog prijedloga (B dio, zajedno sa aneksom) sa dokazom o vremenu slanja aplikacije (Time-Stamped Seal), tako što će download-ovati PDF verziju projektnog prijedloga sa online sistema.